Résumé & suivi, de la réunion du 26 aout

[Hayabouda]

Compte rendu de réunion


Date et heure : 26 août 2005, de 19h00 à 23h00
Lieu : Hôtel le Dauphin, Drummondville
Objet : Opportunité de constitution d’une association motocycliste à but non lucratif

Ordre du jour : Voir le document ci-joint.

1. On mentionne en introduction que :
a. l’organisation d’événements sur circuit régresse depuis plusieurs années au Québec,
b. que la saison 2005 a été ponctuée d’annulation d’événements et de problèmes de gestion d’événements
c. qu’il serait temps que les personnes désirant continuer à participer à des événements sur circuit forment une association à but non lucratif chargée de planifier un programme annuel d’activité et d’organiser des événements destinés aux membres de l’association.
2. Un état prévisionnel sommaire des revenus et des dépenses pour la prochaine saison est présenté pour donner un ordre de grandeur des montants de cotisation annuelle et des frais d’événements qui pourraient être exigibles.
3. Un vote à main levée permet de confirmer l’accord de principe de la majorité des personnes présentes concernant l’éventuelle constitution d’une association motocycliste à but non lucratif.
4. On mentionne en outre :
a. qu’il est important de vérifier l’intérêt des coureurs avant d’organiser un événement sur circuit. À titre d’exemple, l’événement de Rouën ne semble pas susciter beaucoup d’intérêt chez les coureurs (« racers »);
b. qu’il sera nécessaire de louer et d’installer un ou des coussins gonflables aux événements de Sanair et de Rouën;
c. que l’association devrait pouvoir fournir de l’aide technique aux coureurs durant les événements, dont un service de changement de pneumatiques;
d. que la société d’assurance Bosquet serait prête à assurer l’événement de Rouën.
5. On suggère notamment :
a. de solliciter la collaboration d’un notaire ou d’un avocat pour la rédaction de la charte de l’association.
b. de ne pas tenir de session de qualification durant la journée du samedi de façon à ce que les membres non coureurs puissent également utiliser la piste.
c. d’éviter la classification professionnelle pour que nos coureurs puissent avoir la possibilité de courir en catégorie amateur hors Québec.
d. d’établir un système de financement basé sur une cotisation annuelle et le paiement de frais additionnels pour chaque événement.
e. que les membres du comité exécutif ne soient pas rémunérés mais qu’ils soient exemptés de payer les frais d’événement;
f. de prévoir une clause traitant des blessés en cours de saison. À cet effet, quelqu’un mentionne qu’aux États-Unis, les coureurs qui arrivent en retard à un événement doivent payer une amende qui est automatiquement versée dans un fonds au bénéfice des blessés. Un autre suggère que tout surplus annuel d’opération de l’association soit versé dans un tel fonds ou redistribué aux membres.
6. On suggère de nommer au sein du comité exécutif :
a. un président,
b. pour chaque événement, un directeur d’événement chargé des relations avec le circuit, de l’embauche du personnel, de la préparation de la piste, de la récupération des véhicules accidentés et de toute autre tâche afférente au bon déroulement de l’événement;
c. un directeur de la promotion et des commandites;
d. un directeur responsable du site Internet;
e. un secrétaire;
f. un trésorier.
7. On mentionne que la prochaine réunion devrait inclure à l’ordre du jour, notamment les éléments suivants :
a. la présentation d’un projet de charte d’association et d’un état prévisionnel des revenus et dépenses pour la saison 2006;
b. la détermination des amendements à apporter au projet de charte et à l’état prévisionnel des revenus et dépenses pour la saison 2006;
c. l’adoption ou le rejet du projet de charte amendé et de l’état prévisionnel amendé;
d. la collecte des chèques de cotisation par le président de l’assemblée;
e. la nomination d’un directeur d’élection parmi les cotisants;
f. la mise en nomination des cotisants désireux de faire partie de l’exécutif;
g. l’élection des membres du comité exécutif.
8. On suggère d’inviter à la prochaine réunion les quelque 70 membres du club Québec Moto.
9. La date de la prochaine réunion est fixée au 21 octobre 2005, à la même heure et au même lieu.

[Hayabouda]

ASSOCIATION MOTOS 2006

Réunion no.1

(suivi de la rencontre…)

1. assistance : 46 personnes.
2. durée : 3,5 heures.
3. date de la prochaine rencontre : vendredi 21 octobre 2005.
4. but de la prochaine rencontre : démarrer l’entreprise.
5. concept de la prochaine rencontre :
a. discuter/voter et s’assurer du démarrage de l’entreprise.
b. élection des directeurs et du président de l’association (les comités suivront).
c. établir et approuver une charte pour notre organisation
d. avec les membres fondateurs , enregistrer les investissements de chacun.
e. envisager les évenements possibles pour 2006



6. Retour sur les Points marquants de la rencontre no.1
a. Jacques charlebois, assistait a la rencontre et s’est offert a prendre les notes importantes de la réunion…le document est joint a celui-ci.
b. la classe pro portera désormais le nom de classe expert.
c. Les points au championat des courreurs seront revus (exemple adl) et corrigé afin d’etre dégressifs jusqu'à la 40 eme position dans le but de ne plus faire de séances de qualification avant les courses.
d. Les lap timer intéressent beaucoup les compétiteurs
e. Une nouvelle classe miniracers prendra place
f. Une nouvelle classe lightweight sera également mise en place (a définir)
g. La sécurité sera tres importante a rouyn
h. 25 personnes /46 ont un intérêt pour une course a rouyn
i. 27 personnes/46 sont prete a investir dans une association de ce genre soit en acceptant le compte de 500$/courreur remboursable a l’inscription et 200$/streetracer aussi remboursable a l’inscription.
j. Les essais libres du samedi lors de week-end de courses semblent etre appréciés par les streetracer présents.
k. comparo de l’investissement des racers/streetracers vs un billet de saison de ski alpin…des compétiteurs s’inquietent d’etre blessé et de ne pouvoir faire tous les évenements….remboursement !!!!!!
l. Evenement de st-félicien….sur 3 jours……
m. CLASSES PRÉVUES EN COMPÉTITION :
amateur 600
amateur superbike 20 tours
expert 600
expert superbike 25 tours
supermotard/2classes
filles
lightweight
miniracers

un minimum de 2 possibilités de courses est offert a tous…….
n. Dans l’évantualité de l’impossibilité de monter un programme de courses pour 2006, envisager seulement que des tracks day (essais libres) a différents circuits, avec des souper/partys communs en soirées.

7. Action a prendre : les points majeurs à traiter avant la prochaine rencontre :

a. charte des membres a réaliser
b. feuille de route des évenements approximatifs a scénariser
c. Contact circuit ste-croix pour envisager un scénario
d. Contact jack gramas pour envisager un scénario a st-eustache
e. Contact circuit tremblant
f. Contact circuit st-félicien
g. Contact grand-prix de 3 rivieres / pérusse/maire de 3 rivieres
h. Contact ville de rouyn pour intérêt….commanditaires locaux
i. Contact shanonville pour discussion race en 2006
j. Contact le groupe d’essais motos de st-félicien pour discuter…
k. Dénicher Animateur de foule, animateur lors des courses
l. Contact flagman asm ou féderation du québec…..
m. Revoir jean vigneault pour site internet et son intérêt pour l’organisation.
n. Trouver des racers / raceuses additionnels intéressés a notre projet
o. Trouver des streets racers additionnels intéressés a notre projet
p. Contact amis intéressé a notre projet..
q. Contact amis pouvant aider dans notre projet…
r. Revoir avec yannic chainé pour dyno courses en 2006…
s. Recontacter le club de supermotards (40 membres) revoir leur intérêt…
t. Lancer un concours pour le nom de l’association d’où le nom du championat de courses 2006.
u. Le groupe motovan sera contacté comme commanditaire majeur de notre association en 2006.
v. Infos. Assurances st-félicien et groupe de drag le bosquet de rouyn.
w. Monter un livre de réglements clair et précis.
x. Parler du projet d’association a tous vos amis……


8. Tous ceux qui sont intéressés a participer sommairement a faire avancer l’un de ces points peuvent contacter marc tremblay et/ou pascal gagné afin d’unir les efforts dans le meme sens.

9. Marc et pascal communiqueront avec certains d’entre ceux qui étaient présents a la rencontre pour demander votre collaboration dans la préparation de cette prochaine réunion.

Pascal gagné 514 781-8377